Durante mucho tiempo, avistábamos a nuestro alrededor alguna calavera fantasma. Al principio nos parecían divertidas ya que tenían un aspecto simpático. Todo cambió cuando un día se juntaron las 3 de golpe y casi nos matan.
“En el trabajo dedicamos la friolera del 65% de nuestro tiempo a emails, llamadas y reuniones. Eso deja muy poco tiempo para nuestra propia productividad.” - Según un estudio de la consultora McKinsey
Y si me paro a pensarlo… ¡es algo que me ha pasado siempre!
Así que, ¿cuáles son los 3 grandes amigos que pueden llegar a traicionarnos?
1. Los emails
A lo largo del día perdía muchísimo tiempo entre tanto email. Tenía que buscar información entre algunos de hacía meses. Tenía que responder con prisa a los más nuevos y si no encontraba la información que necesitaba, terminaba molestando a otros para solicitarles la información que a mí me hacía falta.
Como afirman en El Confidencial:
En El Confidencial afirman que consultar el email sólo 2 veces al día es la clave de la productividad.
2.  Las llamadas
Las llamadas son realmente útiles si se usan bien, si no, suelen convertirse en nuestro peor enemigo.
Jesús Encinar (@JesusEncinar, fundador de idealista) explica perfectamente a través de 10 consejos para mejorar tu productividad y organizar tu tiempo, cómo el trío de la muerte: Emails - Llamadas - Reuniones, puede convertirse en nuestra gran pesadilla.
3.  Las reuniones
A lo largo de todo el mes, podíamos llegar a tener alrededor de unas 62 reuniones de media. Nos quedamos atónitos cuando vimos que según el instituto tecnológico de ITAM:
De esas 62 reuniones, sólo el 50% son productivas.
Y de todas las productivas, sólo media hora es realmente productiva.
Conclusión: Las reuniones que tienen como objetivo mejorar la productividad, ¡son un fracaso absoluto!
 Una reunión en la que dos pizzas no son alimento suficiente para los asistentes, es excesiva - Jeff Bezos
 

Acuérdate siempre de: “El trío de la muerte”
Y tú me dirás: “Pues Tomi, a mí siempre me han dicho que escribir emails, llamar y reunirse ¡es muy bueno!
 
Y yo te diré: “Sí, pero…”.

El problema que pasa siempre en estos casos, es que cuando mandas un email, haces una llamada, vas a una reunión, son pequeñas cosas puntuales que si no están bien organizadas entre sí, son capaces de asesinar la productividad y hundir a una persona en su trabajo

Primero os cuento lo que NO nos funcionó:
Nuestro gran objetivo era que no fallara por nada del mundo la comunicación interna. Y las instrucciones parecía que las teníamos claras:
Cada email mandado, tenías que poner en copia al resto de personas involucradas con ese cliente.
Si el cliente te enviaba un correo, tú debías reenviarlo al resto.
Si tenías una charla con el cliente, tenías que escribir un resumen y enviárselo al resto de interesados.
Estuvo funcionando durante unos días, pero aguantar ese ritmo sin olvidarse de nada, lo hizo insostenible y enseguida falló.
El email es una herramienta muy útil para comunicarse pero más complicado para llevar un seguimiento exhaustivo de tu cliente. Ésa fue la razón por la que la gente dejó de seguir los pasos. Y en cuanto uno falla, falla toda la cadena de información y por consiguiente toda la comunicación interna.
Como había fallado el tema de los emails creímos que la solución para que fuera imposible que fallara la comunicación interna, era reunirse cada 3 días para hablar sobre cada uno de los clientes.
Esto ¡fracasó incluso más que los emails! Las reuniones, si no se organizan bien, pasan a ser la herramienta más inservible de todas. La mayor pérdida de tiempo.
De todos es sabido que Steve Jobs siempre buscaba la excelencia en todo lo que hacía y en que mimaba cada detalle hasta la extenuación. Así que creó un estilo de reuniones increíblemente efectiva en el que no se pierde ni un segundo.

Ahora os cuento cuál SÍ fue la solución
“El problema de productividad no radica en los distractores a los que está expuesto el trabajador diariamente, sino en las herramientas de productividad que pone la empresa a disposición de sus trabajadores” - según Adecco
¡Y es completamente cierto! Teníamos que pelear contra el trío de la muerte porque nos estaba matando lentamente. Así que lo que hicimos fue utilizar un CRM. Y como al tiempo no nos convencía ninguno debido a su complejidad o a su falta de funcionalidades, terminamos creando nuestro propio CRM llamado: SumaCRM.
 
 ¿Cuál fue el resultado de todo eso? Algo totalmente increíble: 50% más de productividad
Así. Sin más. Imaginad después de todo el calvario que habíamos pasado entre llamadas, emails, reuniones, discusiones y enfados con compañeros a los que respetas y quieres.
Simplemente a través de utilizar un CRM, conseguimos organizar toda la información y todas las conversaciones (tanto de emails, como de llamadas y de reuniones) de un mismo cliente, en una ficha a la que podía tener acceso toda la empresa.
Lo primero: nada de rebuscar en los emails, ni responder a tus compañeros, ni olvidarte de contárselo al responsable… simplemente al leer la ficha con los avances en la negociación del cliente ya estaba solucionado. Con lo cual, solucionado el primer elemento del trío de la muerte.
Lo segundo: Al poder tener acceso todo el mundo a la información de un cliente, todo el mundo sabía perfectamente en qué punto estaba la negociación así que no hacía falta llamar ni reunirse. Solucionados el segundo y el tercer elemento del trío de la muerte.
Por ser completamente transparentes, os voy a poner un ejemplo: con el tiempo que disponía un trabajador al día, le daba para atender bien a dos de sus clientes. Usando un CRM este mismo trabajador conseguía poder dar servicio a uno más. Por consiguiente, aumentaba un 50% más su productividad.
Lo mejor de todo es que no sólo ganamos en productividad, os cuento qué más resultados tuvimos usando un CRM:
Colaboración: cada cliente tenía una o varias notas internas, por lo que cada día podíamos ver en qué estaba trabajando el resto de personas. Así podíamos echarnos un cable si alguno de nosotros lo necesitaba. De la misma forma, se evita el trabajo duplicado.
Incertidumbre cero en los clientes: al poder tener acceso a toda la información sobre un cliente, se podía preveer cuándo íbamos a terminar un trabajo, por lo que, si veía que no íbamos a cumplir tiempos, simplemente le avisaba con tiempo a nuestro cliente.
El cliente se volvía mucho más fiel: como todos conocíamos a todos los clientes, si éste llamaba para preguntar algo, cualquiera tenía la información suficiente como para responderle y atenderle de forma satisfactoria.
Evitamos el teléfono roto: en el momento que le asignabas una tarea a otra persona de la empresa, podías dejar de estar pendiente de que leyera o no un email, o de que se perdiera entre cientos de ellos.
Conseguimos el preciado Upselling: al disponer de toda la información de un cliente y conocer todas sus preferencias, los propios trabajadores eran capaces de venderles otros productos a los clientes.
Espero que os haya gustado el Post y que lo compartáis si pensáis que puede ayudar a alguien a vuestro alrededor.
Tomás Santoro
CEO y Socio fundador de SumaCRM