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¿Cómo establecer un control de horario en las empresas?

Desde 12 de mayo de este 2019 se estableció como obligatorio el control de horario en todas las empresas, lo cual significa que los trabajadores deberán apuntar la hora de su entrada y salida de la jornada laboral. Pero, si tienes dudas puedes leer más sobre esta normativa en el blog de EmprendePYME, en el cual se ofrecen más detalles sobre el registro.
 De esta manera, las compañías están en la obligación de buscar un mecanismo para llevar un historial de las asistencias de cada empleado. La nueva legislación se encargará de hacer ampliaciones o reducciones en el tiempo que durará la jornada laboral diaria, así como de establecer los descansos y las horas extras de acuerdo con la categoría de trabajo de cada profesional.

¿Cuáles métodos se pueden utilizar para registrar las jornadas de trabajo diario?
Seguramente muchos empresarios se estarán haciendo distintas preguntas sobre los métodos o técnicas que podrán utilizar para tener un respaldo de las llegadas y salidas de los empleados. Por eso, para solucionar las dudas que puedan surgir acerca de este tema se puede encontrar más info aquí para conocer algunas ideas útiles y poder realizar este importante registro.
 La ley es muy clara que todas las empresas, con algunas excepciones particulares, tienen el deber de cumplir con este requisito, pero no explica la forma de cómo deben apuntarse las horas trabajadas. A continuación se detallarán algunos métodos para realizar este procedimiento legal.

•    Control en papel: este método aunque puede ser factible, no es el más indicado para las organizaciones que cuentan con un alto número de empleados y jornadas labores en horarios distintos, ya que al final del mes será muy complicado contabilizar las horas que ha cumplido cada trabajador. Esta técnica se puede utilizar en empresas con pocos trabajadores que tengan un mismo horario de entrada y salida.
•    Aplicaciones: esta forma es una de las más prácticas porque agiliza el recuento mensual de las horas trabajadas, ya que cada empleado realiza por su propia cuenta su fichaje cuando entra y sale de la compañía, sin necesidad de apuntar de manera física el registro. Estas app guardan de forma automatizada las asistencias y contabilizan las horas extraordinarias para generar un conteo preciso al final del mes.
•    Plantillas de Excel para el registro horario: esta es una de las soluciones más sencillas para registrar las entradas y salidas de los empleados, ya que las plantillas permitirán conocer de forma automática las horas trabajadas de cada empleado durante un mes.

¿Cómo funciona el registro con plantillas de Excel?
Ciertamente este es uno de los métodos más sencillos y efectivos para llevar un conteo preciso de las horas trabajadas en una empresa. Para controlar el horario en Excel prueba esta plantilla de Excel, la cual muestra la diferencia horaria entre las entradas y salidas de los empleados, así como registra las horas extras de forma automatizada, después de que el trabajador cumple el horario regular de trabajo.
 Sin embargo, es importante tener cuidado en el momento de ejecutar este método, ya que al ser un libro de Excel que no está protegido, las fórmulas y funciones pudieran cambiar. Estas plantillas tienen dos hojas, una integra el número de referencia del empleado y las horas trabajadas, mientras que la otra incluye un listado personal. Asimismo, permite contabilizar los descansos, lo cual es muy importante para controlar este valioso beneficio laboral.
 De igual manera, se podrán gestionar equipos al integrarlas con otras plantillas de Excel, así como determinar con las entradas y salidas de las horas registradas conocer de forma rápida si el trabajador está cumpliendo con la jornada laboral.

Tipos de control de horarios
Los sistemas tecnológicos para el control de horarios son diversos, cada organización elegirá el mecanismo que más se adapte a los requerimientos de la empresa. A continuación se mencionarán los más destacados.

•    Control de asistencia con dispositivos RFID: este mecanismo necesita de tarjetas o soportes que al acercarse al detector registra la entrada y salida del trabajador. Aparte permite guardar información en tiempo real y elaborar informes.
•    Sistemas de accesos biométricos: estos son métodos que utilizan tecnología punta y se activan mediante el reconocimiento facial o con la huella dactilar.
•    Libros de firmas: esta es la forma más tradicional, la cual resguarda la firma de cada empleado en un libro de fichajes que se ha realizado en Excel.

El control de horarios de los empleados supone una ventaja tanto para la empresa como para los mismos trabajadores, ya que permitirá llevar un control justo de la jornada laboral, así como garantizar el pago exacto de horas extras trabajadas.
 De igual manera es un recurso valioso en el momento de ocurrir cualquier situación que pueda afectar al trabajador o a la compañía en sí misma, porque existirá una base o registro en la cual apoyarse para justificar la asistencia o la ausencia en algunas ocasiones que se requiera solucionar algún tipo de conflicto laboral.