Afrontar cualquier tipo de mudanza siempre es una fuente de estrés, descontrol y problemas. El asunto suele ser todavía más grave cuando lo que toca asumir mudanzas de oficinas en lugares como la Comunidad de Madrid.  

En estos casos no solo se trata de trasladar el mobiliario, sino que hay que cuidar de equipos informáticos y papeleo, además de reducir en todo lo posible los tiempos para que la plantilla pueda trabajar.

Sea cual sea el motivo que impone este cambio de lugar, la mudanza de un negocio requiere de una planificación. Hacerlo mal puede suponer problemas de adaptación del personal, reducción del rendimiento y, como consecuencia, una pérdida económica en el ejercicio.

Por ese motivo, la principal recomendación de los directivos que han pasado por este tipo de procesos es confiar en una empresa especializada en mudanzas de oficinas. Estos profesionales están capacitados para realizar un trabajo rápido, ordenado y adaptado a las necesidades de cada cliente.

El proceso de mudanza con una empresa profesional

Contratar a una empresa especializada en mudanzas de empresas es un seguro para las compañías.

Estos trabajadores comienzan su tarea eligiendo el mejor plan de actuación para que la empresa pueda reiniciar su actividad cuanto antes.

Para ello, buscan el mejor momento para hacer el traslado con el cliente. Una vez decidido el día en que se va a hacer la mudanza, se inicia un proceso de embalaje, transporte y colocación en el que hay varios puntos clave:

    Cuidado de la documentación: esto permite cumplir escrupulosamente con la custodia de los datos personales de los clientes y de la propia empresa. Para ello, se embalan, se identifican y se custodian durante todo el traslado.
    Protección de equipos y muebles: todos los objetos de la empresa son debidamente protegidos con cajas de cartón, papel de burbuja y otros elementos que eviten golpes, rozaduras y otros desperfectos.
    Colocación exacta en los nuevos espacios: los trabajadores deben encontrarse con un lugar apto para el desarrollo de su actividad en la nueva sede. En este punto, es fundamental colocar todo conforme al plan diseñado para estrenar nueva oficina.

Destrucción legal de archivos

La mudanza de una oficina es un momento perfecto para realizar limpieza y reducir el volumen de documentación innecesaria almacenada.

Las actuales legislaciones en materia de protección de datos requieren que esta destrucción del papeleo se haga conforme a unos protocolos que aseguran la custodia total de los datos hasta que estos son irrecuperables.

Esto puede suponer un gasto extra, salvo que se cuente con empresas de mudanzas de oficinas que incluyen este servicio.

De esta manera, los encargados de trasladar los muebles también asumen la destrucción del papel y el material digital con la certificación oficial según la ley vigente.

Estos son los principales puntos en los que una empresa dedicada a hacer mudanzas de oficinas se convierte en un apoyo fundamental. Compañías de San Sebastián de los Reyes, Alcobendas y otras zonas de Madrid ya trabajan habitualmente con ellas cuando toca ampliar la empresa o cambiar de localización.